·会议预算
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：
1 、交通费用
交通费用可以细分为：
(1) 、出发地至会务地的交通费用 —— 包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2) 、会议期间交通费用 —— 主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3) 、欢送交通及返程交通 —— 包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口费用。
2 、会议室 / 厅费用
具体可细分为：
(1) 、会议场地租金 —— 通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内 —— 比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2) 、会议设施租赁费用 —— 此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3) 、会场布置费用 —— 如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4) 、其他支持费用 —— 这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3 、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解 —— 值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关 —— 譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4 、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(1) 、早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到 15 ％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算 —— 而改为按预定人数收取费用）
(2) 、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算 —— 自助餐形式，按桌预算 —— 围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3) 、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收 15 ％左右的服务费。
(4) 、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种 —— 西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5) 、联谊酒会 / 舞会
事实上，联谊酒会 / 舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会 / 舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
5 、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
● 设备本身的租赁费用，通常按天计算
● 设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
● 音源 —— 主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
c 、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算 —— 预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关 —— 专场或包场除外。
d 、其他 —— 点心、水果及调制色酒
6 、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？
展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方 ——
相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用 ( 如果有考察计划的话 ) 。
不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为 3mX 3m , 隔断高度在 2.3m 至 2.5m 之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
如果是在其他公共场所举办展览 ( 譬如市政广场或者体育场所等 ) ，那么场地租赁的预算就很难预测了 —— 通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间 ( 是否重要假日等 ) 有关。

·酒店安排
签到与入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。
通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的 —— 回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封 ( 内装客房钥匙，通常酒店可以提供 ) 、入住酒店相对明显的路径指示、会议 ( 展览 ) 须知、会议 ( 展览 ) 详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于 6 人 —— 工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。
如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。


·会议流程
迎接贵宾 -> 会场布置 -> 会前准备 -> 会议签到 -> 会议现场